المدونة
قواعد الاستخدام الآمن للذكاء الاصطناعي للموظفين
تستخدم معظم الفرق مساعدات الذكاء الاصطناعي بالفعل، سواء كتب أحد قواعد لذلك أم لا. هذه ليست أزمة، لكنها فجوة. فوجود مجموعة قصيرة من القواعد المشتركة يتيح للموظفين استخدام أدوات مثل Claude بثقة، ويريح المديرين من التساؤل عمّا يُلصق وأين. إليك سبع قواعد تناسب معظم فرق العمل المكتبي. عدّل الصياغة بما يلائم شركتك، وحافظ على جوهرها، وضعها في مكان يسهل على الجميع الوصول إليه.
ما لا يدخل المحادثة أبدًا
القاعدة 1: تبقى البيانات الحساسة خارج المحادثة ما لم تسمح السياسة بغير ذلك
هناك معلومات لا ينبغي لصقها في أي محادثة مع الذكاء الاصطناعي بشكل افتراضي:
- البيانات الشخصية للعملاء أو الزملاء (الأسماء مع العناوين، أرقام الهويات، المعلومات الصحية أو بيانات الرواتب)
- كلمات المرور ورموز الدخول والمفاتيح بجميع أنواعها
- النتائج المالية التي لم تُنشر بعد
- كل ما يخضع لاتفاقية عدم إفصاح أو يحمل علامة سري
الاستثناء الوحيد أن تكون الشركة قد اختارت خطة مخصصة لهذا الغرض تحديدًا، وأن تسمح بذلك سياسة مكتوبة. وإلى أن يتحقق الشرطان معًا، تبقى هذه الفئات ممنوعة. ومن العادات المفيدة أن تسأل نفسك قبل اللصق: هل أرتاح لإرسال هذا النص نفسه إلى متعاقد خارجي؟ إن كان الجواب لا، فاحذفه، أو استبدل التفاصيل بعلامات مثل «العميل أ» و«المبلغ س». وغالبًا ما يقدّم المساعد العون نفسه مع النسخة المجهّلة.
الحساب الصحيح وإعداداته
القاعدة 2: أدوات العمل للعمل، لا الحسابات الشخصية
استخدم حساب الشركة أو الأداة التي اعتمدتها مؤسستك، لا حسابًا شخصيًا أنشأته بنفسك. فحساب الشركة يمكن إدارته ومراجعته وإغلاقه عند مغادرة الموظف. أما الحساب الشخصي فلا، ولا تعرف الشركة ما الذي جرت مشاركته من خلاله.
القاعدة 3: اقرأ إعدادات البيانات والخصوصية في خطتك
قد تتعامل الخطط المختلفة لدى المزوّد نفسه مع بياناتك بطرق مختلفة. ينبغي أن يقرأ أحد أعضاء الفريق، ويُفضّل أن يكون مسؤول الحساب، إعدادات الخصوصية والشروط الصادرة عن المزوّد نفسه للخطة التي تستخدمونها فعلًا، وأن يدوّن في جملة أو جملتين ما تقوله عن حفظ المحادثات واستخدامها. لا تعتمد على ما سمعه زميل أو ما ورد في مقال، بما في ذلك هذا المقال. فالإعدادات تتغير، لذا أعد التحقق منها عند كل تجديد أو تغيير للخطة. ومن المفيد أيضًا أن تسأل المسؤول عن الشؤون القانونية عن كيفية انطباق قانون حماية البيانات المحلي على حالتكم.
الإنسان مسؤول عن النتيجة
القاعدة 4: يراجع شخصٌ كل حقيقة ورقم واسم
تجيد مساعدات الذكاء الاصطناعي الصياغة والتلخيص وإعادة الترتيب. لكنها قد تخطئ بثقة تامة أيضًا: رقم يبدو صحيحًا وهو ليس كذلك، أو اسم فيه خطأ إملائي بسيط، أو قاعدة لا وجود لها. قبل أن يخرج أي شيء من الفريق، يقرؤه شخص ويطابق كل حقيقة ورقم واسم مع المصدر. ومن يرسله يتحمّل مسؤوليته، بصرف النظر عمّن كتب المسودة الأولى أو ما كتبها.
القاعدة 5: صرّح بمساعدة الذكاء الاصطناعي حين يكون ذلك مهمًا
لا حاجة إلى وسم كل رسالة بريد داخلية. لكن حيث تكون الثقة على المحك، كتقارير العملاء والخطابات الرسمية والبيانات العامة والوثائق ذات الأثر القانوني، اذكر بوضوح أن المسودة أُعدّت بمساعدة الذكاء الاصطناعي وراجعها شخص. واتفقوا كفريق على موضع هذا الحد، حتى لا يضطر أحد إلى التخمين.
القاعدة 6: لا يتخذ الذكاء الاصطناعي قرارات بشأن الأشخاص
لا تترك المساعد يقرر وحده من يُعيَّن أو يُفصل أو يُرقّى أو كيف يُقيَّم أحد أو يُعاقَب. يمكنه أن يساعدك في ترتيب الملاحظات، أو إعداد نموذج تقييم منظّم، أو تلخيص مستند طويل. أما الحكم والقرار فيبقيان بيد أشخاص يستطيعون شرح أسبابهم ويتحمّلون مسؤوليتها.
قواعد يسهل الالتزام بها
القاعدة 7: قائمة مشتركة واحدة، وشخص واحد للسؤال، ومراجعة منتظمة
لا تنجح القواعد إلا إذا وجدها الناس بسهولة. احتفظ بصفحة مشتركة قصيرة تتضمن ثلاثة أمور:
- الاستخدامات المعتمدة: مثل صياغة رسائل البريد، وتلخيص محاضر الاجتماعات، وإعادة كتابة النصوص لتصبح أوضح، وإعداد المسودات الأولى للتقارير.
- الاستخدامات غير المعتمدة: فئات القاعدة 1، إضافة إلى ما يخص طبيعة عملكم.
- مَن تسأل: شخص محدد بالاسم للإجابة عن أسئلة مثل «هل يجوز لصق هذا؟».
ثم حدّد موعدًا في التقويم لمراجعة القواعد كل بضعة أشهر. فالأدوات تتغير، والفريق يتعلّم ما ينجح، وتظهر أسئلة جديدة. القواعد التي تُراجَع تبقى مفيدة، أما التي تُكتب مرة ثم تُنسى فيتجاهلها الناس تدريجيًا.
إن أردت أن ترى كيف يبدو ذلك في وظيفة بعينها، فمقالنا عن ما يمكن أن يقدّمه Claude للمحاسبين يستعرض مهام يومية مع مراعاة هذه الحدود.
قائمة تحقق جاهزة للنسخ
- لا بيانات شخصية للعملاء ولا كلمات مرور ولا أرقام مالية غير منشورة ولا مواد سرية في المحادثات، ما لم تسمح بذلك خطتنا وسياسة مكتوبة.
- نستخدم حساب الشركة أو الأداة المعتمدة فقط.
- قرأنا إعدادات الخصوصية وشروط خطتنا ودوّنّا أهم ما فيها.
- يراجع شخصٌ كل حقيقة ورقم واسم قبل أن يخرج أي شيء من الفريق.
- نصرّح بمساعدة الذكاء الاصطناعي في الوثائق الموجهة للعملاء والوثائق الرسمية.
- لا يتخذ الذكاء الاصطناعي وحده أي قرار بشأن الأشخاص.
- لدينا قائمة مشتركة بالاستخدامات المعتمدة وشخص محدد للسؤال.
- نراجع هذه القواعد كل بضعة أشهر.
لم تتضح لك بعد المواضع التي يفيدك فيها الذكاء الاصطناعي في عملك؟ أجب عن الاختبار القصير واحصل على خطة شخصية مبنية على دورك.