Normas para usar la IA en el trabajo con seguridad

En la mayoría de los equipos ya se usan asistentes de IA, lo haya regulado alguien o no. No es una emergencia, pero sí un vacío. Unas pocas normas compartidas permiten trabajar con herramientas como Claude con tranquilidad, y a los responsables les quitan la duda de qué se está pegando y dónde. Aquí tienes siete normas que funcionan en casi cualquier oficina. Ajusta la redacción a tu empresa, conserva la idea y déjalas en un lugar donde todo el mundo pueda consultarlas.

Lo que nunca debe entrar en un chat

Norma 1: los datos sensibles se quedan fuera, salvo que la política diga lo contrario

Hay información que, por defecto, no debe pegarse en ningún chat de IA:

• datos personales de clientes o compañeros (nombres con dirección, números de documento, datos de salud o de nómina)
• contraseñas, códigos de acceso y claves de cualquier tipo
• resultados financieros que aún no se han publicado
• todo lo que esté cubierto por un acuerdo de confidencialidad o marcado como confidencial

La excepción es que la empresa haya contratado un plan pensado precisamente para eso y que una política escrita lo permita. Mientras no se cumplan las dos condiciones, estas categorías quedan fuera. Un hábito útil: antes de pegar algo, pregúntate si te parecería bien enviar ese mismo texto a un proveedor externo. Si la respuesta es no, quítalo o sustituye los detalles por marcadores como «Cliente A» o «Importe X». El asistente suele ayudar igual de bien con la versión anonimizada.

La cuenta adecuada y sus ajustes

Norma 2: herramientas de trabajo para el trabajo, no cuentas personales

Usa la cuenta de la empresa o la herramienta que tu organización haya aprobado, no una cuenta personal creada por tu cuenta. Las cuentas corporativas se pueden gestionar, revisar y cerrar cuando alguien se marcha. Una cuenta personal no, y la empresa no tiene forma de saber qué se compartió a través de ella.

Norma 3: lee los ajustes de datos y privacidad de tu plan

Distintos planes de un mismo proveedor pueden tratar tus datos de forma diferente. Alguien del equipo, idealmente quien administra la cuenta, debería leer los ajustes de privacidad y las condiciones del propio proveedor para el plan que realmente usáis, y resumir en una o dos frases qué dicen sobre cómo se guardan y se usan las conversaciones. No te fíes de lo que comentó un compañero ni de lo que afirma un artículo, este incluido. Los ajustes cambian, así que vuelve a revisarlos al renovar o cambiar de plan. También conviene preguntar a quien lleve los temas legales cómo se aplica el RGPD o la normativa de protección de datos de tu país.

Una persona responde del resultado

Norma 4: una persona comprueba cada dato, cifra y nombre

Los asistentes de IA redactan, resumen y reorganizan muy bien. Pero también pueden equivocarse con total seguridad: una cifra que parece correcta y no lo es, un nombre mal escrito, una norma que no existe. Antes de que algo salga del equipo, una persona lo lee y contrasta cada dato, cifra y nombre con la fuente. Quien lo envía responde de ello, lo haya redactado quien lo haya redactado.

Norma 5: indica cuándo ha ayudado la IA, donde importe

No hace falta etiquetar cada correo interno. Pero donde la confianza está en juego, como informes para clientes, cartas oficiales, comunicados públicos o documentos con valor legal, di con claridad que el borrador se preparó con IA y lo revisó una persona. Acordad en equipo dónde está ese límite para que nadie tenga que adivinarlo.

Norma 6: la IA no toma decisiones sobre personas

No dejes que un asistente decida por sí solo a quién se contrata, se despide, se asciende, se evalúa o se sanciona. Puede ayudarte a ordenar notas, preparar un formulario de evaluación estructurado o resumir un documento largo. El criterio y la decisión siguen siendo de personas, que pueden explicar sus razones y responder por ellas.

Normas fáciles de cumplir

Norma 7: una lista compartida, una persona de referencia y revisiones periódicas

Las normas solo funcionan si la gente las encuentra. Mantén una página compartida breve con tres apartados:

• Usos aprobados: por ejemplo, redactar correos, resumir actas de reuniones, reescribir textos para que se entiendan mejor, preparar primeros borradores de informes.
• Usos no aprobados: las categorías de la norma 1 y lo que sea específico de vuestro trabajo.
• A quién preguntar: una persona concreta para dudas del tipo «¿puedo pegar esto?».

Después, pon una fecha en el calendario para revisar las normas cada pocos meses. Las herramientas cambian, el equipo aprende qué funciona y surgen preguntas nuevas. Un conjunto de normas que se revisa sigue siendo útil. Uno que se escribe una vez y se olvida acaba ignorándose.

Si quieres ver cómo se aplica esto a un puesto concreto, nuestro artículo sobre lo que Claude puede hacer por los contables recorre tareas del día a día con estos límites en mente.

Una lista para copiar

• Nada de datos personales de clientes, contraseñas, cifras financieras no publicadas ni material confidencial en los chats, salvo que nuestro plan y una política escrita lo permitan.
• Solo usamos la cuenta de la empresa o la herramienta aprobada.
• Hemos leído los ajustes de privacidad y las condiciones de nuestro plan, y hemos anotado lo que dicen.
• Una persona comprueba cada dato, cifra y nombre antes de que algo salga del equipo.
• Indicamos cuándo ha ayudado la IA en documentos para clientes u oficiales.
• La IA nunca decide sola sobre personas.
• Tenemos una lista compartida de usos aprobados y una persona de referencia.
• Revisamos estas normas cada pocos meses.

¿Todavía no tienes claro dónde encaja la IA en tu trabajo? Haz el cuestionario breve y recibe un plan personal adaptado a tu puesto.