Sichere KI-Regeln für Mitarbeitende

In den meisten Teams werden KI-Assistenten längst genutzt, ob jemand Regeln dafür aufgeschrieben hat oder nicht. Das ist kein Notfall, aber eine Lücke. Ein kurzer gemeinsamer Regelsatz sorgt dafür, dass alle mit Werkzeugen wie Claude sicher arbeiten können, und Führungskräfte müssen sich nicht mehr fragen, was wo eingefügt wurde. Hier sind sieben Regeln, die für die meisten Büroteams passen. Passen Sie die Formulierungen an Ihr Unternehmen an, behalten Sie den Kern bei und legen Sie die Regeln dort ab, wo alle sie finden.

Was nie in einen Chat gehört

Regel 1: Sensible Daten bleiben draußen, sofern keine Richtlinie etwas anderes erlaubt

Manche Informationen gehören grundsätzlich in keinen KI-Chat:

• personenbezogene Daten von Kundinnen, Kunden oder Kollegen (Namen mit Adresse, Ausweisnummern, Gesundheits- oder Gehaltsangaben)
• Passwörter, Zugangscodes und Schlüssel jeder Art
• Finanzergebnisse, die noch nicht veröffentlicht sind
• alles, was unter eine Geheimhaltungsvereinbarung fällt oder als vertraulich gekennzeichnet ist

Die Ausnahme: Das Unternehmen hat einen Tarif genau für diesen Zweck gewählt, und eine schriftliche Richtlinie erlaubt es. Solange nicht beides zutrifft, sind diese Kategorien tabu. Eine hilfreiche Gewohnheit: Fragen Sie sich vor dem Einfügen, ob Sie denselben Text ohne Bedenken an einen externen Dienstleister weiterleiten würden. Wenn nicht, lassen Sie ihn weg oder ersetzen Sie Details durch Platzhalter wie „Kunde A" und „Betrag X". Mit der anonymisierten Fassung hilft der Assistent meist genauso gut.

Das richtige Konto und seine Einstellungen

Regel 2: Dienstliche Werkzeuge für dienstliche Aufgaben

Nutzen Sie das Firmenkonto oder das von Ihrer Organisation freigegebene Werkzeug, kein privat angelegtes Konto. Firmenkonten lassen sich verwalten, prüfen und schließen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Ein privates Konto nicht, und das Unternehmen sieht nicht, was darüber geteilt wurde.

Regel 3: Lesen Sie die Daten- und Datenschutzeinstellungen Ihres Tarifs

Verschiedene Tarife desselben Anbieters können mit Ihren Daten unterschiedlich umgehen. Eine Person im Team, am besten wer das Konto verwaltet, sollte die Datenschutzeinstellungen und Bedingungen des Anbieters für den tatsächlich genutzten Tarif selbst lesen und in ein, zwei Sätzen festhalten, was dort zur Speicherung und Nutzung der Unterhaltungen steht. Verlassen Sie sich nicht auf Hörensagen oder Blogbeiträge, diesen eingeschlossen. Einstellungen ändern sich, prüfen Sie daher bei jeder Verlängerung oder jedem Tarifwechsel erneut. Sinnvoll ist auch, bei der zuständigen Stelle für Rechtsfragen oder beim Datenschutzbeauftragten nachzufragen, wie die DSGVO auf Ihren Fall anzuwenden ist.

Ein Mensch bleibt für das Ergebnis verantwortlich

Regel 4: Ein Mensch prüft jede Tatsache, jede Zahl und jeden Namen

KI-Assistenten sind stark im Entwerfen, Zusammenfassen und Umstrukturieren. Sie können sich aber auch mit großer Überzeugung irren: eine Zahl, die plausibel aussieht und falsch ist, ein leicht verschriebener Name, eine Regel, die es nicht gibt. Bevor etwas das Team verlässt, liest ein Mensch es und gleicht jede Tatsache, jede Zahl und jeden Namen mit der Quelle ab. Wer es verschickt, steht dafür ein, egal wer oder was den ersten Entwurf geschrieben hat.

Regel 5: KI-Unterstützung offenlegen, wo es darauf ankommt

Nicht jede interne E-Mail braucht einen Hinweis. Wo aber Vertrauen im Spiel ist, etwa bei Kundenberichten, offiziellen Schreiben, öffentlichen Mitteilungen oder rechtlich relevanten Dokumenten, sagen Sie offen, dass ein Entwurf mit KI erstellt und von einem Menschen geprüft wurde. Legen Sie im Team fest, wo diese Grenze liegt, damit niemand raten muss.

Regel 6: KI entscheidet nicht über Menschen

Lassen Sie einen Assistenten nicht allein darüber entscheiden, wer eingestellt, entlassen, befördert, bewertet oder abgemahnt wird. Er kann helfen, Notizen zu ordnen, einen strukturierten Feedbackbogen zu entwerfen oder ein langes Dokument zusammenzufassen. Urteil und Entscheidung bleiben bei Menschen, die ihre Gründe erklären können und dafür Verantwortung tragen.

Regeln, die man leicht einhält

Regel 7: Eine gemeinsame Liste, eine Ansprechperson, regelmäßige Überprüfung

Regeln wirken nur, wenn man sie findet. Führen Sie eine kurze gemeinsame Seite mit drei Punkten:

• Freigegebene Nutzung: zum Beispiel E-Mails entwerfen, Besprechungsnotizen zusammenfassen, Texte verständlicher formulieren, erste Berichtsentwürfe vorbereiten.
• Nicht freigegeben: die Kategorien aus Regel 1 sowie alles, was für Ihre Arbeit spezifisch ist.
• Ansprechperson: eine namentlich genannte Person für Fragen wie „Darf ich das einfügen?".

Tragen Sie dann einen Termin in den Kalender ein, um die Regeln alle paar Monate zu überprüfen. Werkzeuge ändern sich, das Team lernt, was funktioniert, und neue Fragen kommen auf. Ein Regelwerk, das gepflegt wird, bleibt nützlich. Eines, das einmal geschrieben und dann vergessen wird, wird nach und nach ignoriert.

Wie das in einem konkreten Beruf aussieht, zeigt unser Beitrag dazu, was Claude für Buchhalterinnen und Buchhalter leisten kann, anhand alltäglicher Aufgaben mit genau diesen Grenzen.

Eine Checkliste zum Kopieren

• Keine personenbezogenen Kundendaten, Passwörter, unveröffentlichten Finanzzahlen oder vertraulichen Unterlagen in Chats, es sei denn, unser Tarif und eine schriftliche Richtlinie erlauben es.
• Nur das Firmenkonto oder das freigegebene Werkzeug.
• Wir haben die Datenschutzeinstellungen und Bedingungen unseres Tarifs gelesen und das Wichtigste notiert.
• Ein Mensch prüft jede Tatsache, jede Zahl und jeden Namen, bevor etwas das Team verlässt.
• Bei Kundendokumenten und offiziellen Schreiben legen wir KI-Unterstützung offen.
• KI entscheidet nie allein über Menschen.
• Wir führen eine gemeinsame Liste freigegebener Nutzungen und haben eine benannte Ansprechperson.
• Wir überprüfen diese Regeln alle paar Monate.

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